Если задачу можно выполнить всего за пару минут, например, вам нужно сделать телефонный звонок или ответить на e mail, выполните ее сразу. В случае, когда на завершение дела требуется больше времени, стоит разбить его на долгосрочный проект, состоящий из нескольких этапов. В поисках решения этой проблемы, Аллен начал разрабатывать свою систему управления временем, опираясь на свои наблюдения, исследования и опыт работы с клиентами. Он обнаружил, что ключевым фактором является не само управление временем, а управление ментальными ресурсами и информацией, которая буквально “забивает” голову. Все те дела, которые занимают наши мысли каждый день, информация, которую мы стараемся удержать, и планы, которые строим в уме, Дэвид Аллен объединяет под термином “разомкнутые циклы”.
Задачам
Метод выработал в начале нулевых и описал бизнес-тренер Дэвид Аллен в книге «Как привести дела в порядок». GTD был разработан в ответ на желание добиться предельной продуктивности, не нарушая баланс между работой и личной жизнью. С тех пор метод завоевал миллионы сторонников по миру, а книга пережила кучу переизданий. Прокрастинация — это одна из наиболее распространенных и коварных проблем нашего времени.
Не всегда ее используют вчистом виде, каждый человек перестраивает под себя. Многие принципы тайм-менеджментаопираются именно на эту систему. Рассмотрим популярные сервисы для планированияпо системе GTD. Если это мусор, который больше не пригодится, вы его выкидываете. Он должен быть структурирован по категориям и меткам, чтобы было легко найти необходимое.
Вы можете отправлять послания самому себе, чтобы получать их в назначенный день. Для этого подойдёт как «Google Календарь» с напоминанием в нужный день, так и приложение для почты Boomerang, которое пришлёт вам письмо в определённое время. Если действие занимает больше двух минут, подумайте, можно ли его кому-то поручить. Это может быть как почтовый ящик, так и электронный планировщик. Для автоматизации и перенаправления информации подойдут сервисы IFTTT и Zapier. Ваша задача — максимально всё автоматизировать, чтобы данные стекались в папку «Входящие».
Онлайн-сервис для создания и управления списком задач в списках. Запланированные задачи можно просматривать в календаре Outlook. Органайзер-ежедневник для ведения списков дел, постановки задач и их решения. Сервис помогает не забывать о задачах в течение дня, недели и месяца.
Ниже — пример моего чек-листа с еженедельным обзором. Я сделал его в формате схемы-шпаргалки с последовательностью действий, на которой изображены сервисы/документы, в которые я заглядываю. Вы можете оформить его обычным списком или нарисовать от руки схему, которая вам удобна. Если действие должны выполнить именно вы, переходим к следующему фильтру.
Хотите Больше Советов На Тему Продуктивности?
В идеале к каждому пункту в «Следующих» нужно добавлять контекстный тег. Он подскажет, где что такое gtd вы должны быть, с кем, что вам нужно взять с собой. Например, у вас могут быть теги «покупки», «на работе», «с детьми», «телефон», «компьютер». Также можно указывать, сколько у вас времени на это дело или какой у него приоритет по важности. Тогда при необходимости вы сможете быстро отсортировать все дела по тегам.
Однако, не стоит забывать про пересмотр уже существующих обязательств. Например, если вы взяли на себя слишком много задач и не справляетесь, имеет смысл уменьшить объем работы. Договоренности — это не статичные договоры, их можно и нужно корректировать в соответствии с меняющимися обстоятельствами. Представьте, что вы запланировали изучение нового языка. Если в процессе вы поняли, что текущий график не позволяет вам заниматься языком каждый день, можно пересмотреть цель и сократить занятия до трех раз в неделю.
Аллен описывает метод GTD в своей книге «Как привести дела в порядок. Применение метода GTD имеет свои плюсы, такие как улучшение организации, повышение продуктивности и снижение стресса. Однако, у него есть и свои минусы, включая времязатратность на освоение и возможную тенденцию к прокрастинации.
- Методика Getting Issues Accomplished (GTD) даёт универсальный план, позволяющий построить единую систему, в которой можно решить любую задачу.
- GTD — это аббревиатура от Getting Things Carried Out (букв. — «приведение дел в порядок»), которая впервые была сформулирована Дэйвидом Алленом в 2001 году.
- Если вы столкнетесь с трудностями, не стесняйтесь экспериментировать и искать те подходы, которые будут для вас наиболее удобными и эффективными.
Сосредоточьтесь на первом, самом незначительном шаге. Создайте условия, в которых приступить к работе будет легче. Например, когда сам Лео хотел выработать Стресс-тестирование программного обеспечения привычку бегать, он сосредотачивался только на том, чтобы надеть кроссовки и выйти из дома. Или вы написали статью и не публикуете её, потому что материал нужно ещё доработать — на самом деле вы просто не решаетесь. Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания.
В «Следующих действиях» должны быть задачи, которые нужно выполнить как можно быстрее. Формулируйте их как выполнимые физические действия , так будет легче взяться за дело. Например, лучше записать «позвонить Лене и договориться, чтобы она посидела с ребёнком в четверг вечером», чем «устроить, чтобы с ребёнком кто-то посидел», хотя по сути это одно и то же. GTD и система естественного планирования может показаться трудной. Но когда вы настроите её под себя и начнёте использовать регулярно, вы ощутите, что всё значительно легче, чем казалось на первый взгляд.
Более того, на протяжении семи лет я делал записи в заметках, либо блокнотах, но всегда была одна проблема — системность. Именно склонность всё откладывать является одной из самых распространённых и мучительных проблем, встающих на пути к достижению цели. Добиться успеха можно, если важным задачам уделять большую часть времени. Когда вы заняты несущественными делами или постоянно переключаетесь между занятиями, вы менее эффективны. Нужно выбрать одну важную проблему и сосредоточиться только на ней.
Когда вы только начали использовать методику GTD, постарайтесь освободить голову от всей накопившейся информации. Запишите всё, что вам нужно или хочется сделать, всё, что занимало вас последние несколько дней или недель, мешало сосредоточиться или вспоминалось в неподходящий момент. Наш мозг с лёгкостью придумывает новые идеи, но вот запомнить их https://deveducation.com/ все ему гораздо труднее.
